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企業(yè)規(guī)范化管理之工作檢查

2017-03-10 17:17 作者:張國(guó)祥 點(diǎn)擊:

常常有企業(yè)管理人員問(wèn)筆者這樣的問(wèn)題:規(guī)范化管理的企業(yè)要不要工作檢查?如果員工遵守制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程,執(zhí)行計(jì)劃,再去檢查是不是增加了管理成本?不去檢查又會(huì)怎樣?

回答顯然是肯定的:必須檢查!計(jì)劃執(zhí)行好壞,必須進(jìn)行檢查;員工績(jī)效高低,必須進(jìn)行檢查??偨Y(jié)員工工作經(jīng)驗(yàn),發(fā)現(xiàn)計(jì)劃、政策失誤,也必須進(jìn)行檢查。再者,不進(jìn)行檢查,對(duì)員工的獎(jiǎng)懲就沒(méi)有依據(jù)。因此,管理再規(guī)范的企業(yè)也需要進(jìn)行工作檢查。
檢查是管理的必要手段,只不過(guò)規(guī)范化管理的企業(yè)檢查也講規(guī)范,重內(nèi)容輕形式,而且檢查頻率低、檢查效果好。
那么,筆者今天就談點(diǎn)企業(yè)工作檢查的常識(shí),包括檢查的種類、檢查的方式和什么情況下應(yīng)該檢查、以及檢查時(shí)的注意事項(xiàng),順便也談?wù)剻z查的目的和作用。
企業(yè)工作檢查通常分為抽查和檢查。
抽查又分個(gè)人抽查和組織抽查。個(gè)人抽查如總經(jīng)理抽查、主管抽查、指定員工抽查。組織抽查又分定期抽查與不定期抽查,如安全抽查、質(zhì)量抽查、紀(jì)律抽查等。
檢查也分個(gè)人檢查和組織檢查,個(gè)人檢查如總經(jīng)理檢查、主管檢查,但一定不要忘了個(gè)人自我檢查,工作終了進(jìn)行自查應(yīng)該成為企業(yè)員工的必備素養(yǎng)。組織檢查包括組織安全檢查、組織質(zhì)量檢查、組織紀(jì)律檢查、組織綜合檢查。檢查也可根據(jù)工作需要定期組織或不定期組織。抽查除外,各種定期檢查必須形成制度,約定檢查范圍、檢查頻率、檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查人、檢查對(duì)象,這類檢查通常與獎(jiǎng)懲掛鉤。
檢查的方式與種類密不可分。抽查最好隨機(jī)進(jìn)行,檢查就應(yīng)該事先告知(當(dāng)然突擊檢查則又當(dāng)別論,或者說(shuō)突擊檢查就是抽查的一種)。定期檢查必須按規(guī)定的流程進(jìn)行,不定期檢查則可有選擇地進(jìn)行或只檢查當(dāng)期工作重點(diǎn)。
以上檢查均屬于企業(yè)內(nèi)部檢查。內(nèi)部檢查能省則省,能并則并。推行5S管理的企業(yè)往往會(huì)將各種專項(xiàng)檢查合并進(jìn)行,而不是安全部門員工今天檢查安全,質(zhì)量部門員工明天檢查質(zhì)量,行政部門員工后天檢查紀(jì)律。如果一家企業(yè)各種檢查各自為政,勢(shì)必增加員工負(fù)擔(dān),同時(shí)也必然增加管理成本。因此,企業(yè)檢查也要規(guī)范。
企業(yè)除了內(nèi)部檢查之外,一定也會(huì)遇到各種外部檢查,如行業(yè)檢查、社區(qū)檢查,有的企業(yè)還會(huì)有采購(gòu)方檢查、客戶檢查、第三方檢查,前二種事關(guān)企業(yè)形象,后三種不僅關(guān)乎企業(yè)形象,而且影響企業(yè)產(chǎn)品評(píng)價(jià)和市場(chǎng)銷量,甚至關(guān)乎企業(yè)前途。因此外部檢查也不可小覷。
如果企業(yè)經(jīng)常面臨各種外部檢查,突擊應(yīng)付絕對(duì)不是長(zhǎng)久之計(jì),唯一可取之道就是規(guī)范企業(yè)管理,夯實(shí)基礎(chǔ),按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或客戶要求把企業(yè)各項(xiàng)工作抓上去,把各種軟硬件配足配齊,這樣就能以不變應(yīng)萬(wàn)變:?jiǎn)T工工作常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化,檢查與不檢查都是一個(gè)樣。
企業(yè)的常規(guī)檢查必須遵守制度、流程、標(biāo)準(zhǔn),按計(jì)劃執(zhí)行。如遇以下情況,就必須進(jìn)行抽查或組織檢查:企業(yè)實(shí)行新政之后,新的制度頒布之后,新的流程生效之后,企業(yè)組織新理念新方法培訓(xùn)之后,企業(yè)引進(jìn)新的技術(shù)或設(shè)備之后,新員工特別是新的管理者上崗之后,產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)異常制訂新的措施之后,采用新的營(yíng)銷策略之后……
最后說(shuō)說(shuō)抽查、檢查的注意事項(xiàng)。抽查、檢查無(wú)非是了解決策貫徹情況、計(jì)劃進(jìn)展、任務(wù)進(jìn)度、質(zhì)量好壞、員工士氣和工作狀態(tài),同時(shí)檢驗(yàn)決策是否正確、計(jì)劃是否周詳、目標(biāo)能否達(dá)成,同時(shí)評(píng)價(jià)員工工作成果。因此,抽查、檢查切記走形式、看表面、聽(tīng)匯報(bào),而是應(yīng)該充分準(zhǔn)備,對(duì)照計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、制度,看行為、查數(shù)據(jù)、盯死角。做到舉一反三,見(jiàn)微知著。即能夠透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì),把握企業(yè)運(yùn)行的真實(shí)狀況、了解員工的真實(shí)想法,解決員工的實(shí)際困難,并給予員工恰到好處的幫助指導(dǎo)。這樣的檢查就不會(huì)走形式、添困擾。
總而言之,檢查必須有助于工作推進(jìn)、有助于問(wèn)題解決、有助于效率提升,而不是相反。
對(duì)于企業(yè)負(fù)責(zé)人如何做檢查,讀者可參見(jiàn)筆者文章《制訂目標(biāo)抓戰(zhàn)略,檢查工作看細(xì)節(jié)》。其他員工也可從中進(jìn)一步理解檢查的方式方法、檢查的目的與作用。

Tags:企業(yè)規(guī)范化管理 規(guī)范化管理 工作檢查 工作 檢查

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